В 1937-1938 годах после принятия постановления Президиума ЦИК СССР от 27 июня 1935 года при райисполкомах созданы районные архивы: Гайнский, Косинский, Кочёвский, Кудымкарский, Юрлинский, Юсьвинский. Их основной задачей был сбор и хранение архивных документов, образующихся в деятельности сельских советов, колхозов, совхозов, машинно-тракторных станций.
В разные годы архивом Гайнского района руководили Анна Иосифовна Калганова, Антонина Степановна Терентьева, Мария Прокопьевна Мышкина, Василий Константинович Лихачев, Нина Константиновна Шашкова, Галина Михайловна Кашина, Анна Федоровна Горелова, О.Д. Колмакова, Клавдия Северьяновна Хомякова, Наталья Ивановна Ложкина, Галина Семеновна Куликова.
В 1964 году на должность заведующим архивом назначена Елена Семеновна Иванова. Она практически положила начало развитию архивной службы в районе: заведены дела фондов и наблюдательные дела, составлены исторические справки к фондам, составлена историческая справка Гайнского района.
В этот период помещение архива находилось в деревянном приспособленном здании старой типографии площадью 120 кв. м. В список источников комплектования входило 35 организаций. На хранении находилось 3127 ед.хр. – документы за 1930-1940 годы временного и постоянного хранения. В 1966 году архив переселился в подвальное помещение нового кирпичного здания райисполкома.
Весной 1976 года произошло затопление подвального помещения грунтовыми водами, в результате которого часть документов была испорчена, размокшие документы просушивали буквально по листочку.
В 1977 году архив перевели на первый этаж райисполкома. Площадь архива была 47 кв. м. В это время формируются первые личные фонды жителей Гайнского района. К юбилею краеведа Алексанлра Ивановича Верещагина в архиве была подготовлена первая выставка его личных документов.
С 1986 года архивом руководила Валентина Васильевна Зуева, благодаря ее стараниям для архива были приобретены металлические стеллажи.
В январе 1993 года на должность заведующего архивным отделом назначена Наталья Ивановна Ложкина. Благодаря ее настойчивости для архивных документов приобретены архивные короба, документы постоянного хранения закартонированы, проведена проверка наличия и состояния архивных документов. В 1993 году архив преобразован в архивный отдел администрации.
В сентябре 2000 года введена вторая штатная единица – ведущий специалист отдела. На эту должность назначена Лидия Александровна Бершова, в ее обязанности входило хранение документов по личному составу, составление исторических справок, исполнение социально-правовых запросов, прием граждан и др. В районной газете в этот период часто публикуются статьи по истории района, подготовленные сотрудниками архива.
В декабре 2002 года архивный отдел переехал в приспособленное помещение бывшего райкома партии. 16428 дел разместились в двух просторных хранилищах на первом этаже здания, включая рабочий кабинет, общая площадь архивного отдела составляла 145 кв. м.
В ноябре 2003 года архивный отдел возглавила Галина Семеновна Куликова, на должность специалиста назначена Елена Юрьевна Максимова.
Все усилия нового состава были направлены на погашение задолженности по описанию документов, оказание методической помощи в сфере архивного дела организациям всех форм собственности, исполнение запросов.
В 2007 году в связи с увеличением объема работы введено дополнительно 0,5 ставки ведущего специалиста архивного отдела. На эту должность назначена научный сотрудник музея Ольга Валентиновна Эйрих. В ее обязанности входило хранение, учет и использование архивных документов государственной части Архивного фонда Пермского края. С 2013 года эти обязанности по совместительству исполняет Анастасия Сергеевна Зубченко.
В ноябре 2012 года заметно улучшились условия хранения архивных документов, это связано с переездом архивного отдела в отремонтированное благоустроенное здание по ул. Дзержинского, д. 4.
В помещениях общей площадью 191 кв. м разместились архивохранилище, помещение для хранения учетной документации, рабочий кабинет. Световой, санитарно-гигиенический, температурно-влажностный, противопожарный режимы хранения приведены в соответствие с нормативными требованиями.
Отдел оснащен необходимой оргтехникой, приобретены металлические шкафы, офисная мебель. Произведена полная замена деревянных стеллажей на стационарные металлические, протяженность стеллажных полок составила 656 погонных метров.
На 1 января 2026 года в архиве находится 39504 ед.хр., 94 фонда.
В архиве создаются личные фонды, коллекции архивных документов. К различным юбилейным датам оформляются буклеты, выставки, проводятся экскурсии по хранилищу. По документам архива педагоги и учащиеся школ района готовят проектные, исследовательские работы, студенты пишут дипломные и курсовые работы.
С 2016 года в социальной сети «Вконтакте» функционирует тематическая группа архива, где публикуются интересные архивные документы, размещаются виртуальные выставки https://vk.ru/arxivgainy.
Адрес: 619650, Пермский край, Гайнский округ, п. Гайны, ул. Дзержинского, д. 4, архивный сектор администрации Гайнского муниципального округа.
Контактный телефон – 8 (34245) 2-15-60.
Адрес электронной почты архива: Arxiv727@yandex.ru.